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河南警察学院继续教育部学籍档案管理办法
2018-03-06 09:35 杜晓鹏  审核人:

河南警察学院继续教育部

学籍档案管理办法

第一条 为了进一步加强和规范学籍档案工作,提高档案管理水平,更好地为学员和社会提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等,结合我院继续教育实际情况,制定本办法。

第二条 学籍档案是指学员自被学院录取之日起,学院在对其培养及管理过程中形成的,与学员个体密切相关的,具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料,是学院对学员培养过程的历史记录和重要凭证,学员的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕业等材料,经归档整理后,由学院档案科永久保存的档案。

第三条 我院对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时,必须做好电子学籍档案管理工作,确保两者内容一致。纸质及电子档案的数据库安全、数据管理、用户权限设定等工作由继续教育部管理科负责。

第四条 班主任是建立年级档案的责任人,具体负责本年级学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交等工作。管理科档案负责指导、检查、帮助做好立卷归档等工作。

第五条 归档范围

1.     学生基本信息,包括:学号、姓名、性别、身份证、学生类别、学制、入学日期、专业、民族、籍贯、政治面貌、工作单位、家庭住址、联系方式等;

2.     录检信息,包括:准考证号、所在省辖市(区县)、原毕业学校或单位、身份证号、录取专业、录取成绩、免试条件、外语语种等;

3.     入学信息,包括:学号、家庭住址、身份证号、健康状况、身高、体重、特长、原毕业学校等;

4.     毕业信息,包括:学制、学历类型、学位类型、毕业时间、授予学位日期、毕业专业、毕业证号、学位证号、政治面貌等;

5. 成绩信息,包括:学号、计划学年、课程名称、成绩等;

6. 论文信息,包括:学号、姓名、专业、论文中文题名、论文英文题名、导师姓名、导师单位、论文中文关键词、论文英文关键词、归档日期、纸质论文存放地址、电子论文存放地址;

第六条 归档单位和归档时间

电子学籍档案信息实时归档,纸质学籍档案归档按以下规定:

1.录检表由综合管理科负责归档,于学生录取当年完成归档并及时报送学院档案科备案。

2.成绩信息及学员毕业信息由各班主任负责并于学员毕业当年完成归档。

3.毕业论文由各班主任在学员毕业后移交到综合管理科,并于学员毕业当年完成归档。

第七条 保管及利用

1.保管

(1)学籍档案保管要切实做到:防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失;归档介质要做到防磁、防压;注意室内温湿度调节;保持室内清洁卫生;随时对破损档案进行修补。

(2)学籍档案分类编号,专柜存放。做到编目合理,存放有序,查找方便利于工作。

2.利用

(1)查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明,说明原因,得到同意并登记后,方可查阅。

(2)学籍档案原则上不得外借,如有需要,办理查阅、摘抄、复制学籍档案等,应按学院相关规定办理。

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